Quy trình công bố mỹ phẩm tại Việt Nam 2023

Công bố mỹ phẩm là một yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp trước khi đưa một sản phẩm mỹ phẩm bất kỳ ra thị trường Việt Nam. Việc công bố mỹ phẩm giúp doanh nghiệp có thể khẳng định với người tiêu dùng về chất lượng sản phẩm cũng như sự uy tín của thương hiệu. Thế nhưng, để sở hữu được giấy công bố mỹ phẩm, bạn cần trải qua một quy trình với nhiều công đoạn và thủ tục khác nhau. Cùng VIMACCOS tìm hiểu về quy trình công bố mỹ phẩm tại Việt Nam, với các thủ tục cần có trong bài viết dưới đây.

Giấy công bố mỹ phẩm là gì?

Giấy công bố mỹ phẩm là loại giấy phép được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận thông tin về sản phẩm hoàn toàn phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về mỹ phẩm. Khi được cấp giấy phép công bố mỹ phẩm, doanh nghiệp sẽ đạt được một trong những điều kiện để nhập khẩu (đối với các thương hiệu mỹ phẩm sản xuất tại nước ngoài) và lưu hành trên thị trường Việt Nam.

Các doanh nghiệp, tổ chức sẽ nhận được giấy công bố mỹ phẩm sau khi tiến hành các thủ tục theo đúng quy định tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tên đầy đủ của Giấy công bố mỹ phẩm là “Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm” hay “Giấy chứng nhận công bố mỹ phẩm”.

Phiếu công bố có giá trị chứng nhận sản phẩm mỹ phẩm đã được tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường khai báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về việc mỹ phẩm sẽ được lưu thông trên thị trường.

Quy trình công bố mỹ phẩm tại Việt Nam 2023

Theo quy định của các cơ quan có thẩm quyền, quy trình công bố mỹ phẩm tại Việt Nam 2022 hiện có nhiều sự thay đổi. Để có được loại giấy chứng nhận này, các doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng các bước sau đây:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ công bố mỹ phẩm.

Hồ sơ công bố mỹ phẩm được các đơn vị ủy quyền soạn thảo sẵn. Bạn chỉ cần hoàn thiện các nội dung trong hồ sơ.

• Bước 2: Nộp hồ sơ tại các cơ quan đăng ký có thẩm quyền.

Bạn có thể nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm tại các cơ quan sau:

- Đối với các thương hiệu mỹ phẩm sản xuất trong nước: Nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm tại Sở Y tế tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính/nhà máy sản xuất.

- Đối với các thương hiệu mỹ phẩm nhập khẩu: nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm tại Cục quản lý dược - Bộ Y tế.

- Cách thức nộp: Gửi trực tuyến hoặc nộp trực tiếp tại một trong hai cơ quan như đã nêu ở trên.

• Bước 3: Thẩm định hồ sơ.

Ở bước này, nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ đến khi đúng và hợp lệ.

• Bước 4: Ban hành số tiếp nhận phiếu công bố mỹ phẩm.

Sau khi thẩm định, cơ quan thẩm quyền xác nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ sẽ tiến hành cấp số công bố cho đơn vị kinh doanh.

Khi thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình công bố mỹ phẩm, doanh nghiệp sẽ được cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Giấy tờ đó có giá trị chứng nhận sản phẩm đủ uy tín, có thể lưu hành trên thị trường.

Một số quy định cần lưu ý về công bố mỹ phẩm

Khi thực hiện quy trình công bố mỹ phẩm 2022 tại Việt Nam cần lưu ý:

• Các đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được phép lưu thông sản phẩm khi các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Đồng thời, các đơn vị phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính an toàn, hiệu quả và chất lượng khi đưa sản phẩm ra thị trường. Sau khi sản phẩm được lưu thông trên thị trường, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ kiểm tra hậu mại khi sản phẩm lưu thông trên thị trường.
• Lệ phí công bố mỹ phẩm được thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
• Việc công bố về tính năng, công dụng của mỹ phẩm phải đáp ứng theo hướng dẫn của ASEAN về công bố tính năng mỹ phẩm theo Thông tư 06/2011/TT-BYT.
• Các tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường phải có chức năng kinh doanh mỹ phẩm tại Việt Nam.

Hồ sơ công bố mỹ phẩm gồm những gì?

Để làm hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm, bạn phải chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:

1. Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (02 bản) kèm theo dữ liệu công bố (bản mềm của Phiếu công bố);

2. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường (có chữ ký và đóng dấu của doanh nghiệp). Trường hợp mỹ phẩm sản xuất trong nước mà tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất thì phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất (có chứng thực hợp lệ);

3. Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ Giấy uỷ quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm uỷ quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam (áp dụng với mỹ phẩm nhập khẩu và mỹ phẩm sản xuất trong nước mà tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất). Đối với sản phẩm nhập khẩu thì Giấy uỷ quyền phải là bản có chứng thực chữ ký và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Giấy uỷ quyền phải đáp ứng các yêu cầu quy định tại Điều 6 Thông tư này.

4. Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS): Chỉ áp dụng đối với trường hợp công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu và đáp ứng các yêu cầu sau:

a) CFS do nước sở tại cấp là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ, còn hạn. Trường hợp CFS không nêu thời hạn thì phải là bản được cấp trong vòng 24 tháng kể từ ngày cấp;

b) CFS phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Lợi ích khi thực hiện quy trình công bố mỹ phẩm

Việc thực hiện quy trình công bố mỹ phẩm là điều bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp nếu muốn đưa sản phẩm ra thị trường tiêu thụ tại Việt Nam. 

Đối với người tiêu dùng

Những dòng mỹ phẩm trải qua quy trình kiểm nghiệm gắt gao và được công bố rõ ràng về mức tiêu chuẩn, chất lượng sản phẩm sẽ mang đến sự yên tâm và tin tưởng cho người tiêu dùng. Sử dụng những sản phẩm này không những đáp ứng nhu cầu làm đẹp bên ngoài còn đảm bảo an toàn về sức khỏe bên trong cơ thể.

Đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp sau khi thực hiện quy trình công bố mỹ phẩm và nhận được phiếu công bố mỹ phẩm sẽ tạo được niềm tin với khách hàng. Điều này giúp thu hút và “giữ chân” được khách hàng. Từ đó tạo nên cơ hội cạnh tranh lâu dài với các dòng mỹ phẩm khác trên thị trường. 

Việc thực hiện công bố mỹ phẩm cũng giúp cho các doanh nghiệp trở nên ý thức hơn trong quá trình sản xuất để giữ được sự ổn định về chất lượng sản phẩm và tính an toàn trước khi đến tay người tiêu dùng.

Một số câu hỏi liên quan đến quy trình công bố mỹ phẩm 2022

Bên cạnh những thông tin về quy trình công bố mỹ phẩm, cách thức nộp hồ sơ, cũng như những lưu ý và hồ sơ cần chuẩn bị thì thời gian giải quyết hồ sơ, hay hiệu lực của “Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm” cũng là những vấn đề cần được giải đáp. 

Thời gian giải quyết hồ sơ công bố mỹ phẩm trong bao lâu?

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ có trách nhiệm ban hành số tiếp nhận “Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm” trong vòng 3 ngày làm việc, kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ và lệ phí công bố theo quy định.

Nếu hồ sơ chưa đáp ứng được theo quy định của pháp luật thì trong vòng 5 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ thông báo cho doanh nghiệp hoặc tổ chức các nội dung chưa đáp ứng để sửa đổi và bổ sung theo yêu cầu.

Tuy nhiên, theo thực tế hồ sơ công bố mỹ phẩm thường được kéo dài từ 10 - 15 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ được nộp và chấp nhận hợp lệ.

Hiệu lực phiếu công bố mỹ phẩm là bao lâu?

Theo quy định của nhà nước, Giấy chứng nhận công bố mỹ phẩm có hiệu lực trong vòng 5 năm kể từ ngày cấp. Khi hết hiệu lực nhưng sản phẩm vẫn còn được lưu hành, doanh nghiệp cần thực hiện lại quy trình công bố mỹ phẩm trước khi hết thời hạn.

Nếu vi phạm quy định về công bố mỹ phẩm thì sẽ bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ vào Điều 68 Nghị định 117/2020/NĐ-CP Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực y tế thì những hành vi sau đây sẽ bị xử phạt:

- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với các hành vi:

+ Kê khai không đúng các nội dung trong phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

+ Thay đổi nội dung đã công bố và đã được cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhưng chưa được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi đưa sản phẩm mỹ phẩm ra lưu thông khi chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm hoặc số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm hết thời hạn hiệu lực. Bên cạnh đó còn bị áp dụng hình phạt bổ sung là buộc đình chỉ hoạt động kinh doanh mỹ phẩm trong thời hạn từ 03 đến 06 tháng, buộc thu hồi, và tiêu hủy sản phẩm mỹ phẩm vi phạm.

- Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với hành vi giả mạo tài liệu, sử dụng con dấu giả hoặc giả mạo chữ ký, dấu của cơ quan chức năng Việt Nam hoặc nước ngoài, của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm trong hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm. Bên cạnh đó còn bị áp dụng hình phạt bổ sung là buộc đình chỉ hoạt động kinh doanh mỹ phẩm trong thời hạn từ 03 đến 06 tháng, buộc thu hồi, và tiêu hủy sản phẩm mỹ phẩm vi phạm.

Trên đây là những vấn đề liên quan đến quy trình công bố mỹ phẩm. Trong số những nhà sản xuất mỹ phẩm tại Việt Nam, VIMACCOS tự hào là đơn vị gia công và sản xuất mỹ phẩm vận hành đúng chuẩn CGMP, đồng thời tư vấn và hỗ trợ các thủ tục pháp lý về công bố mỹ phẩm, cam kết mang đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng và tuân thủ quy định pháp luật.